Vroegmiddeleeuws Timemanagement en Werkgeluk

Vroegmiddeleeuws Timemanagement en Werkgeluk

Verleden, heden en toekomst van de werkweek

Vorige week was het de Week van het Werkgeluk. Maar natuurlijk zijn we niet alleen in deze week op zoek naar geluk. Zijn we daar niet doorlopend mee bezig? Geluk in ons leven, niet alleen in onze privésituatie, maar ook geluk in ons werk.
We verlangen naar het juiste evenwicht in de balans tussen werk en privé, tussen inspanning en ontspanning, tussen werken en leven. Maar hoe doe je dat? Hoe bereik je dat gevoel van geluk? Een middeleeuwse monnik wist het antwoord op deze vraag al. En werken we, zoals een Britse econoom in 1930 voorspelde, in 2030 nog maar 3 uur per dag?

 

Zijn we niet allemaal op zoek naar manieren waarop we onze tijd goed kunnen benutten en overzicht over ons leven hebben? We willen rust in ons hoofd in plaats van stress in ons lijf. Niet achter de feiten aanlopen, geen dingen vergeten, geen spullen kwijt zijn, maar onze zaken op orde hebben. En dan liefst zodanig dat het weinig tijd en moeite kost.

En natuurlijk willen we vrije tijd overhouden. Of tijd kunnen inruimen voor de taken die we écht belangrijk vinden. Zoals het geven van aandacht aan onze klanten en het werken aan nieuwe concepten, diensten en producten. Maar ook tijd en aandacht kunnen geven aan de mensen die ons dierbaar zijn en aan onze interesses en liefhebberijen.

We verlangen naar het juiste evenwicht in de balans tussen werk en privé, tussen inspanning en ontspanning, tussen werken en leven. Maar hoe doe je dat? Hoe bereik je dat gevoel van geluk? Een middeleeuwse monnik wist het antwoord op deze vraag al. En werken we, zoals een Britse econoom in 1930 voorspelde, in 2030 nog maar 3 uur per dag?

 

Orde, overzicht en rust

Benedictus van Nursia was een monnik, die leefde van 480 tot 547. Hoewel dat inmiddels zo’n 1500 jaar geleden is, zijn zijn leefregels verrassend goed toe te passen in de huidige tijd. De woorden aandacht, orde, overzicht en rust kwamen in zijn vocabulaire ook al voor en gaven hem dagelijks richting in zijn bestaan.

Laten we eens teruggaan naar de vroege middeleeuwen. In vergelijking met de huidige tijd was de wereld nog toen vrij overzichtelijk en volgden ontwikkelingen elkaar nog niet in een hoog tempo op. En áls informatie je al bereikte, dan was dat pas na lange tijd. Er waren geen kranten, geen tv, geen telefoons, geen social media enz. Middeleeuwers werden dus niet de hele dag bestookt met informatie, die hun aandacht afleidde. Zo konden ze zich concentreren op de taken waarmee ze bezig waren en waar hun aandacht naar uit hoorde te gaan.

Dat was de tijd waarin Benedictus leefde. Zijn dagelijkse to-dolijstje en dat van zijn collega’s was goed te overzien. Voor ons 21ste-eeuwers misschien een beetje saai en minder uitdagend en afwisselend, maar voor Benedictus was het leven zeer ordelijk en overzichtelijk en het bracht hem rust. En die 3 woorden zijn woorden die we tegenwoordig in de wereld van organizing veel gebruiken en waaraan mensen in de hectische tijd waarin we nu leven, erg veel behoefte hebben.

 

Vast dagritme met vaste tijden voor vaste taken

Het motto van Benedictus was: ‘Werk vanuit aandacht en doe vaste taken op vaste tijden’.

Hij had een vast dagritme met vaste tijden voor vaste taken. Misschien zouden wij het ‘horizontale programmering’ noemen, zoals radiozenders tegenwoordig dagelijks op vaste uren vaste programma’s uitzenden.

De bel van de kapel maakte hem attent op het aanbreken van een nieuwe taak. Tot aan het moment dat de bel opnieuw klonk, was hij vanuit volle, onverdeelde aandacht aan het werk met de taak die op dat moment op zijn programma stond. Hij was volledig geconcentreerd op die taak, liet zich niet afleiden en deed er geen andere dingen bij of tussendoor. Hij liet zich dus niet verleiden tot multitasken. Daarbij zorgde hij voor voldoende ontspanning na het leveren van een inspanning, waardoor zijn leven goed in balans was.

Wat ik erg mooi vind, is dat Benedictus veel aandacht gaf aan het moment waarop je met een taak begint en het moment waarop je er weer mee stopt. Het is belangrijk om zowel het beginnen aan een taak als het stoppen met een taak op het juiste moment te doen.

Dat geldt ook voor de huidige tijd. Op de geplande tijd beginnen, niet dralen, geen uitstelgedrag vertonen, maar direct beginnen met die belangrijke taak die voor je ligt en die gedaan moet worden. En op tijd stoppen. Dus niet doorgaan tot je helemaal leeg bent en je al je energie opgebruikt hebt, maar op het juiste moment stoppen om even je rust te nemen.

Zijn productiviteit was zonder meer hoog te noemen en hij had geen last van (werk)stress. Hij zorgde voor orde, overzicht en rust door te werken en te leven met aandacht.

 

De geschiedenis van onze werkweek

Benedictus leefde in de vroege middeleeuwen. Hij en zijn collega’s kenden een werkweek die bestond uit dagen van 8 uur werken, 8 uur ontspanning en 8 uur beschouwing. Een strak stramien met veel regelmaat. De productiviteit van de monniken was hoog, er waren weinig bedrijfsongevallen, het ziekteverzuim was laag en het werkplezier was hoog. Hun leven was goed in balans.

Tot in de 19e eeuw leefden we in een overwegend agrarische samenleving. Waar de klok in de tijd van Benedictus een grote rol speelde, zien we dat deze in de agrarische samenleving van veel minder belang was. Men werkte als het werk zich aandiende en wanneer de omstandigheden het mogelijk maakten om te werken. Zo kon het zijn dat er de ene dag heel veel uren aan werk werden besteed, terwijl er op andere momenten nauwelijks werd gewerkt. De agrariër liet het werk niet door de klok bepalen, maar door de taken die zich aandienden. De werkdagen waren lang, bijvoorbeeld als er geoogst moest worden of als de weersomstandigheden het toelieten. Andersom kon het ook zo zijn dat het weer het onmogelijk maakte om te werken. De klok was voor hen niet belangrijk. Waar het uiteindelijk om draaide waren niet de uren, maar de omstandigheden en de uitkomsten: een goede oogst bijvoorbeeld.

In de tweede helft van de 19ᵉ eeuw komen we in de tijd die bekend staat als de Industriële Revolutie. Vanaf die tijd ontstond het verschil tussen de agrarische-  en de industriële samenleving. Het was in deze tijd dat kleine bedrijfjes in een hoog tempo uitgroeiden tot grote fabrieken, die alleen rendabel konden zijn wanneer er doorlopend (24 uur per dag) in een hoog tempo, met veel mensen werd gewerkt. Er werden werkweken gemaakt met dagen van 10 tot 16 (!) uur werken. In die tijd bleek al dat de productiviteit niet evenredig stijgt met het aantal uren dat er wordt gewerkt.

De jaren 30 van de vorige eeuw staan bekend als de crisisjaren. Tijdens deze depressie zou je verwachten dat er ontslagen zouden gaan vallen en dat mensen massaal werkloos zouden worden. Maar er werd juist door veel bedrijven besloten om de werkweek drastisch in te korten in plaats van werknemers te ontslaan. Zo ging een aantal fabrieken in deze crisisjaren over op werkdagen van 6 uur.

In die tijd bleek dat er zo’n 40% minder bedrijfsongevallen te betreuren vielen en dat werknemers veel efficiënter werkten. Er werden dus ook minder fouten gemaakt. Allemaal bijkomende voordelen, doordat er onder een veel lagere druk werd gewerkt en daardoor met veel meer aandacht.

Het uitbreken van De Tweede Wereldoorlog zorgde natuurlijk ook voor een grote verandering op het gebied van de werkweek en de uren dat men werkte. De oorlogsindustrie moest in gang worden gehouden. Men had geen keuze: het móest gewoon gebeuren, er móest geproduceerd worden! De werkweek werd verlengd naar 69 uur en wat dan weer opvalt, is dat de productiviteit onder deze druk weer afneemt.

We komen steeds dichter bij de huidige tijd. Vanaf de jaren 60 gingen steeds minder mensen op zaterdag werken en hoefde je op zaterdag ook niet meer naar school. De meeste mensen werkten vanaf die tijd 5 dagen per week, 8 uur per dag. Voor ons is deze 40-urige werkweek vrij lang de norm geweest. Maar vanaf de jaren 80 kwam het werken in deeltijd in opkomst en is inmiddels volledig gemeengoed geworden, vooral in Nederland.

 

Werken we in 2030 nog maar 3 uur per dag?

Het was de Britse econoom Keynes die in 1930 voorspelde dat we 100 jaar later (in 2030 dus) nog maar 3 uur dag zullen werken. Over ruim 10 jaar kunnen we constateren of Keynes een visionair met een scherp inzicht was of dat zijn voorspelling niet is uitgekomen.

Het blijft moeilijk om de toekomst te voorspellen en in een glazen bol te kijken. Gaan we inderdaad naar 3 uur werken per dag? Er zijn landen en er zijn bedrijven die daar erg hun best voor doen. Maar aan de andere kant zie je juist dat er ook mensen zijn die volledig voor hun werk leven en enorm veel uren maken. En ook dat er bedrijven zijn waar de druk zo hoog is dat mensen veel meer uren werken dan hun arbeidsovereenkomst aangeeft. Er is een tijd geweest dat we dat overwerken noemden; nu is het gewoon doorwerken, extra werk verrichten op momenten waarop je eigenlijk vrij hoort te zijn en tijd hoort te hebben om te ontspannen en om je batterij op te laden.

Een groot ziekteverzuim is het gevolg, waarvan een derde is terug te voeren naar psychische klachten, die uit stress zijn ontstaan. Er wordt vaak gezegd dat je van alleen hard werken geen burn-out krijgt, maar het is absoluut wel een belangrijke veroorzaker.

Zweden is een land dat voorop loopt en werkplezier en geluk in het leven hoog in het vaandel heeft staan. Veel bedrijven In Zweden kennen een werkdag van 6 uur i.p.v. 8 uur. Uit metingen blijkt dat werknemers gelukkiger zijn, dat ze net zo productief zijn en dat er minder personeelsverloop is. Daardoor blijkt dat het makkelijker is om nieuw personeel aan te trekken.

Allemaal voordelen die worden veroorzaakt doordat mensen minder gaan werken en zich daardoor dus minder tijd inspannen voor hun werk en meer tijd hebben om te ontspannen.

 

De Regels van Benedictus en de parallel met de huidige tijd

We gaan weer terug naar de vroege middeleeuwen, naar de tijd waarin Benedictus leefde. De Regels die hij hanteerde, blijken in de huidige tijd nog steeds verrassend goed te werken.

Met aandacht werken, was voor Benedictus heel belangrijk. Hij wist wat hem op enig moment te doen stond. Laten we dit zijn taken op zijn to-dolijstje noemen. Daarbij kende hij geen waarde toe aan de verschillende taken. Hij maakte de ene taak niet belangrijker dan de andere taak. Niet alle taken zijn gelijk, maar hij beschouwde ze wel als gelijkwaardig. Zonder daarover na te denken, deed hij ze gewoon en gaf alle taken evenveel waarde en evenveel aandacht. Door zich op zijn taak te concentreren hield hij zijn aandacht bij zijn taak, waardoor zijn productiviteit hoog was. En door geen onderscheid te maken tussen ‘gewichtige’ taken en ‘simpele’ taken had hij steeds plezier in zijn werk.

Wij kunnen veel leren van Benedictus als het gaat om werken met aandacht voor de taak waarmee we op enig moment bezig zijn. Zonder afleiding geconcentreerd aan die taak werken. En met plezier, door het besef te hebben dat ook minder leuke taken bijdragen aan je doelen en aan je succes. Zo’n taak is niet minder belangrijk is, alleen omdat je hem minder leuk vindt. Soms moet je jezelf maar een beetje manipuleren door jezelf bijvoorbeeld een kleine beloning in het vooruitzicht te stellen als je deze taak hebt afgerond.

Juist omdat er in de huidige tijd zo enorm veel taken op ons afkomen, is het heel belangrijk om onderscheid te maken tussen belangrijke en onbelangrijke taken. Belangrijke taken zijn taken die bijdragen aan het behalen van je doel(en) en aan hetgeen waarvoor jij verantwoordelijk bent. Deze taken hebben prioriteit ten opzichte van andere taken. Je doet er goed aan om deze taken op je takenlijstje te plaatsen en er de benodigde tijd voor in te plannen in je agenda.

Zonder te weten wat het was, gebruikte Benedictus eigenlijk de pomodorotechniek al. Met dit verschil ten opzichte van de huidige tijd dat niet een eierwekker, maar de bel van de kapel hem erop attent maakte dat de tijd voor zijn taak erop zat.

Ken je de pomodorotechniek (zie tip 7.)? Het is een eenvoudige, maar zeer doeltreffende manier om je op een taak te concentreren.

 

Naast aandacht en een vast dagstramien, had Benedictus zijn ‘Regel’ opgesteld om de productiviteit van de kloosterlingen te kunnen waarborgen. Tegenwoordig willen we ook graag zodanig efficiënt met onze tijd omgaan, dat daardoor onze productiviteit op een voldoende hoog niveau komt. Welke voorwaarden gebruikte Benedictus nu voor de verhoging van zijn productiviteit? En laten we ook gelijk weer de parallel met de huidige tijd trekken.

De Regel van Benedictus kent een aantal kernbegrippen:

Stabilitas

Dit betekent zoveel als: ‘Wees trouw aan wat je bent aangegaan’. ‘Laat je niet afleiden als je met een taak bezig bent!’ In die tijd was dat makkelijker dan nu. Tegenwoordig liggen er immers veel afleiders op de loer, waarvan onze smartphone wel de belangrijkste is. Elimineer afleiders en stoorzenders zoveel mogelijk, zodat je je met aandacht op je taak kunt concentreren. Kort gezegd: committeer je aan je taak, haak niet af en geef niet op!

Conversio morum

De kloosterlingen hadden zich opgelegd om dagelijks aan hun persoonlijke ontwikkeling te blijven werken, Niet stilstaan, maar doorontwikkelen en bijleren. Niet alleen in kennis, maar ook in houding en in hun stijl van werken en leven.
Deze Regel geeft aan dat je ernaar moet streven om jezelf dagelijks te verbeteren.

Wij leven in een tijdperk van ‘een leven lang leren en ontwikkelen’. Niet stoppen met leren en met jezelf ontwikkelen nadat je je studie of opleiding hebt afgerond, maar ervoor zorgen dat je positie op de arbeidsmarkt sterk blijft door te blijven leren.

‘Een leven lang leren en ontwikkelen’ wordt ook door de overheid aangemoedigd. Fiscaal werden en worden ontwikkelingsmogelijkheden gestimuleerd in de vorm van een aftrekpost voor scholing.  In 2021 verdwijnt deze fiscale scholingsaftrek en wordt het STAP-budget ingevoerd. Dit is een budget waar iedereen (onder voorwaarden natuurlijk) gebruik van kan maken, waarbij STAP staat voor Stimulans ArbeidsmarktPositie.

Uit onderzoek blijkt ook dat je hersenen het nodig hebben om ze iedere dag met iets nieuws te confronteren, waarbij ze zich even flink moeten inspannen. Daar blijven je hersenen gezond bij!

Obedientia

Dit woord lijkt op ‘gehoorzamen’,  maar met ‘horen’ wordt in dit geval ‘luisteren’ bedoeld, gehoor geven aan …… En dan luisteren met al je zintuigen, op een positieve manier openstaan voor alles dat aandacht vraagt. Het betekent vooral aandacht geven en gehoor geven aan de ander. Aandachtig luisteren dus.

Murmuratio

Benedictus beschouwde mopperen en roddelen als grote zondes in het klooster. Dat is slecht voor de onderlinge verstandhouding en het breekt de organisatie af.

Dat roddelen, pesten en andere onderlinge negativiteit slecht is voor een organisatie, is ons ook nu wel bekend. Toch gebeurt het nog steeds. Het is in veel opzichten slecht voor het bedrijf, het heeft zeer negatieve gevolgen voor de werknemer(s) die het treft en het breekt het werkgeluk af. Gelukkig staat dit onderwerp tegenwoordig sterk in de belangstelling en proberen we om dit gedrag tegen te gaan.

 

Op zoek naar plezier en voldoening in ons werk en geluk in ons leven

In de huidige tijd is werkdruk en alle gevolgen daarvan een hot item. Een derde van alle ziektegevallen is terug te herleiden naar werkstress. We hebben heel lang gekeken naar wat de oorzaken van werkstress zijn, maar tegenwoordig kijken we steeds meer naar preventieve maatregelen en naar verhogen van het werkplezier en naar het bereiken van werkgeluk. Nou, als er mensen zijn van wie we op dat gebied iets kunnen leren, dan zijn het wel de monniken uit de tijd van Benedictus van Nursia.

Door orde aan te brengen in zijn manier van leven en werken, creëerde Benedictus overzicht en bereikte daarmee rust. En dat is nu precies wat een professional organizer in de huidige tijd wil bereiken, wanneer hij een ondernemer (of de werkende mens in het algemeen) begeleidt.

Een kloosterling uit die tijd hoefde zich nooit druk te maken over de vraag wat hij op enig moment moest gaan doen, dat stond allemaal vast en hij hield zich daar met plezier aan.

De moderne werkende mens heeft over het algemeen een druk en vol leven. Werk slokt veel van onze tijd op, maar daarnaast hebben we ook nog een leven. Een leven dat gevuld is met sporten, hobby’s, misschien wel een studie en niet te vergeten een sociaal leven. En laten we ons ook realiseren dat onze smartphone veel van onze tijd en aandacht vraagt.

Plannen en organiseren en orde en structuur aanbrengen zijn voor veel mensen belangrijke aandachtspunten om het juiste evenwicht in de balans te vinden tussen werk en privé, tussen inspanning en ontspanning.

 

Ik ben professional organizer en ervaren coach, gespecialiseerd op de zakelijke markt. Ik coach niet alleen zelfstandig professionals, maar iedere ‘werkende mens’ die behoefte heeft aan structuur op zijn werkplek en in zijn werkwijze, zodat hij overzicht en rust bereikt.
Herken jij dat het hier bij jou aan ontbreekt en dat je dagelijks een race tegen de klok voert? Ontbreekt het bij jou aan structuur, overzicht en rust? Neem dan contact met mij op!
Ik help je graag naar het gevoel van werkgeluk.

 

NB: Ter geruststelling: hoewel ik de werkwijze van Benedictus enorm boeiend vind, sta ik met 2 benen stevig in de huidige tijd. Het streven naar werkgeluk en naar werken met aandacht is voor mij een belangrijk uitgangspunt, net zoals Benedictus dat in zijn tijd nastreefde. De resultaten zijn: overzicht over je werk en over je tijd en rust in je hoofd.

 

Met een hartelijke groet,

Karel Bijsterbosch

Welgeorganiseerd