Timemanagement: is het je tijd managen of je aandacht managen?

Timemanagement: is het je tijd managen of je aandacht managen?

‘Tijd’ is een bijzondere grootheid. Je kunt het niet zien, niet horen, niet ruiken en niet vastpakken: je zintuigen hebben er geen grip op. Kun je tijd dan wel managen?
In mijn uitingen kom je het onderwerp ‘tijd’ regelmatig tegen. Omdat het voor een ondernemer, en voor iedere andere ‘werkende mens’, zo belangrijk is om efficiënt met zijn tijd om te gaan, geef ik er veel aandacht aan. En over aandacht gesproken …………

 

Timemanagement? Hoe doe je dat?

Als het gaat om efficiënt met je tijd omgaan, dan valt vaak het woord timemanagement. We weten best wat ermee wordt bedoeld, maar toch laat de tijd zich niet managen. Iedere dag heeft immers 24 uren, nooit méér en nooit minder. Die uren kunnen we niet manipuleren. Hoewel we weleens zeggen: ‘Ik zal er tijd voor maken’, kun je van 24 uren geen 26 uren maken. En ook al zeg je dat je tijd tekort bent gekomen, had ook die dag niet minder dan 24 uren. In een eerder artikel schreef ik al eens dat je nooit tijd tekort kunt komen; je kunt wèl teveel taken hebben. Kort gezegd heb je dan méér taken dan dat je uren beschikbaar hebt om ze uit te voeren.

Het gevoel van te weinig tijd hebben, is veelal terug te herleiden naar:

  • Geen concrete doelen hebben en daardoor een duidelijke focus missen.
  • Moeite hebben met keuzes maken en met het nemen van beslissingen.
  • Geen prioriteiten kunnen stellen.
  • Niet weten welke taken belangrijk zijn om je doelen te kunnen bereiken.
  • Geen duidelijke taakomschrijvingen hebben en geen takenlijstjes gebruiken.
  • Slecht, of zelfs helemaal niet plannen.

Het gevolg is: geen focus en geen overzicht, maar wanorde in je hoofd. Dat maakt het al heel moeilijk om je aandacht in de goede richting te leiden en je op je taken te concentreren. Laat je dus niet zomaar ‘leiden’ door alles wat er van buiten op je af komt. Laat de waan van de dag niet je gids zijn.

 

Niet je tijd, maar je aandacht managen!

Probeer dus maar niet om de tijd te manipuleren, maar haal het maximale rendement uit je beschikbare tijd door deze tijd met volle aandacht voor je taken te benutten. Wat je dus heel goed kunt doen, is het managen van je aandacht.

Op voorhand zeg ik maar vast dat ik niet bedoel dat je dagelijks in een soort van trance 8 uur, aan één stuk, geconcentreerd alleen maar met je werk bezig bent. Integendeel: er moet juist ook ruimte voor ontspanning zijn. De balans tussen inspanning en ontspanning moet in evenwicht zijn. Je brein heeft ook rust nodig.

 

Wat is aandacht

Over ‘aandacht’ is misschien wel net zoveel geschreven als over ‘tijd’. Ook ‘aandacht’ is een onderwerp waar veel onderzoek naar is gedaan en waar veel knappe koppen iets over hebben gepubliceerd. Ook heel boeiend voor iedereen die efficiënt wil werken.

Maar wat is dat dan precies ‘je aandacht managen’ en hoe doe je dat dan? Laten we ‘aandacht managen’ om te beginnen maar eens ‘aandacht beheren’ gaan noemen. Dan gaat het waarschijnlijk al wat meer leven.

Wikipedia omschrijft ‘aandacht’ als ‘het cognitief proces van het gericht waarnemen van de omgeving’.

De bottom line is dat je je aandacht gedurende een bepaalde tijd op een bepaalde taak focust. Je bent daarbij volledig op die taak geconcentreerd en niet op iets anders. Je laat je niet afleiden. De focus en je concentratie bepalen dus je aandacht voor die taak, gedurende de tijd die je aan die taak wilt besteden.

Timemanagement zou je dus het managen van je aandacht binnen een bepaald tijdsbestek kunnen noemen.

 

Aandacht: wat wèl en wat niet

Een tijdje geleden las ik in Psychologie Magazine het volgende over aandacht:

‘Aandacht bepaalt wat we van de visuele wereld meekrijgen. Aandacht is het mechanisme dat ervoor zorgt dat we een selectie maken van alle beschikbare visuele informatie en alleen deze informatie verder verwerken. Alle informatie waar de aandacht niet op is gericht, wordt grotendeels weggefilterd.’

Aandacht selecteert dus wat we wèl en niet (willen) opnemen in ons brein. Er zijn veel testen gedaan waaruit blijkt dat we (vooral) datgene zien en opnemen waarop onze aandacht is gericht. Ondertussen kan er van alles om ons heen gebeuren dat we niet waarnemen, gewoon omdat onze aandacht er niet op is gericht.

Een bekend voorbeeld is het filmpje dat is gemaakt van een groep mensen die een basketbal naar elkaar overgooit. Er lopen daarbij 2 groepen mensen door elkaar. De ene groep draagt een wit shirt, de andere groep een zwart shirt. De opdracht die vooraf aan de toeschouwers van het filmpje wordt gegeven is: ‘Tel het aantal keren dat de mensen in de witte shirts de basketbal naar elkaar overgooien’. Naderhand blijkt dat het aantal keren dat de bal werd gegooid niet zozeer van belang was. Na afloop werd namelijk aan de toeschouwers gevraagd of ze de gorilla door het beeld hebben zien lopen. Huh, de gorilla? En dan blijkt dat bijna niemand heeft gezien dat er, echt overduidelijk, een persoon in een gorillapak door het beeld is gelopen en zelfs rustig naar de camera heeft gezwaaid. Waarom dat niet werd waargenomen? Omdat de aandacht op iets anders was gericht, namelijk op het tellen van het aantal keren dat de bal werd overgegooid. Het brein registreert daarom niet wat zich verder in het filmpje afspeelt.

Een ander mooi voorbeeld is een test, uitgevoerd door Daniel Kahneman en beschreven in zijn boek ‘Ons feilbare denken’. Kahneman is psycholoog, en heeft in 2002 de Nobelprijs voor de economie gekregen voor zijn onderzoek naar hoe mensen denken.

Zijn test speelt zich af in een park. De deelnemers aan de test dragen sportkleding. Ze krijgen de opdracht om een jogger door het park te volgen tijdens zijn hardlooprondje. De concrete opdracht is dat ze moeten tellen hoe vaak de jogger zich tijdens het lopen met de vlakke hand boven op zijn hoofd tikt, terwijl ze achter hem aan rennen. Nadat alle deelnemers achter deze jogger aan zijn gerend, verzamelt de groep zich weer rondom Daniel Kahneman. Hij vraagt hen echter niet hoeveel keer de jogger zich op zijn hoofd heeft getikt, maar hij vraagt of hen onderweg iets is opgevallen. De meeste mensen kijken hem niet begrijpend aan en schudden hun hoofd. Een enkeling geeft aan dat hij uit zijn ooghoeken vaag een vechtpartij heeft gezien, maar dat hij er verder geen aandacht aan heeft gegeven. Wat is er namelijk gebeurd: halverwege de hardloopronde werd (in scène gezet natuurlijk) iemand door 3 potige kerels flink in elkaar geslagen. En niet verscholen achter een paar bomen of struiken, maar niet te missen in het volle openbaar. De aandacht van de deelnemers was echter op iets anders gericht. Ze moesten immers tellen hoe vaak de jogger zijn hoofd aantikte. Daardoor registreerden ze de vechtpartij niet.

Dit zijn slecht 2 testen die laten zien hoe je je aandacht echt heel goed kunt vestigen op datgene wat op enig moment voor jou belangrijk is en waarvoor je zelf hebt gekozen.

Ook laten de testen zien dat je door je aandacht op iets te richten, andere informatie die op je afkomt, kunt uitsluiten. Je filtert als het ware wat je wilt opnemen en wat je juist níet wilt opnemen wordt weggefilterd door je brein. Als je je wilt concentreren op een taak die je je hebt voorgenomen, is het dus belangrijk om je aandacht op die taak te vestigen. Daarbij is het dus ook van belang om ervoor te zorgen dat je niet kunt worden afgeleid, door alle overbodige bijzaken weg te filteren.

 

Goed nieuws

Het artikel in Psychologie Magazine geeft ook aan: ‘Vaardigheden en cognitieve vermogens zoals plannen of het richten van de aandacht is te trainen en gaat steeds makkelijker naarmate je er voldoende mee oefent.’

Voor ons, de ‘werkende mens’, betekent dat dus dat we ons kunnen aanleren om onze aandacht gedurende een bepaalde tijd op een voorgenomen taak te richten. En als we dit maar voldoende oefenen, gaat het steeds makkelijker.

Dat is natuurlijk goed nieuws, want zo halen we méér rendement uit onze beschikbare tijd. De vraag is dan vervolgens: hoe beheer je nu je aandacht?

Dit onderwerp komt tijdens mijn training en coaching uitgebreid aan de orde. Ik geef je hier vast een paar tips, waarmee het richten van je aandacht begint.

  1. Zorg er eerst voor dat je weet welke taken voor jou belangrijk zijn. Dat zijn de taken die bijdragen aan jouw doelen of waarvoor jij verantwoordelijk bent. Deze taken hebben voor jou prioriteit. Omschrijf deze taken heel concreet, leg ze vast op een takenlijst en koppel er een tijd aan.
  • Gebruik je hersens alleen voor de taak waarmee je op dat moment bezig wilt zijn.
  • Gebruik je hersens niet om taken te onthouden, maar om na te denken.
  • Laat je taken onthouden door een systeem. Dat kan een takenlijstje zijn dat je met de pen of in Excel bijhoudt, maar het mag ook een app zoals Wunderlist zijn. Het gaat erom dat het voor jóu werkt en dat je gedachten niet worden afgeleid doordat je hersenen op de achtergrond ook bezig zijn met het onthouden van dingen die je nog moet doen. Zorg voor een betrouwbaar systeem, waardoor je weet dat alles wat je hebt vastgelegd in lijstjes niet aan je aandacht kan ontsnappen. Je hoeft er dan niet meer steeds over na te denken, omdat je weet dat je op je systeem kunt vertrouwen.
  • Zorg voor heldere en concrete omschrijvingen van je taken op je takenlijstje. ‘Huis opruimen’ of ‘Acquisitie plegen’ of ‘Werken’ zijn omschrijvingen van acties die ik onder containeromschrijvingen schaar. Je hebt geen idee hoe en waar je zult beginnen en hoeveel tijd je hiervoor moet inplannen. Omschrijf taken concreet, zodat je precies weet wat je moet gaan doen. En zo is er ook een tijd aan te koppelen. En je weet concreet waar je aandacht naar uit hoort te gaan.
  • Ga realistisch om met je beschikbare tijd. Dat betekent dat je niet te krap plant (alles duurt langer dan je denkt), maar dat je ook niet te ruim plant (we zijn namelijk geneigd om de volle geplande tijd te gebruiken voor een taak, ook al zou die taak in minder tijd gedaan kunnen worden).
  • Realistisch plannen betekent ook dat je je takenlijstje niet te lang maakt. Het frustreert alleen maar als je steeds weer ervaart dat je de taken die op je lijstje staan niet gedaan krijgt. Als je keer op keer taken overhoudt die op een dag op je lijstje staan, dan heb je domweg teveel taken voor die dag ingepland. Besef dat een dag, ook in hele drukke tijden, precies 24 uur heeft. Het aantal taken dat je jezelf voor zo’n dag oplegt, kan daarom nooit méér zijn dan de tijd die ervoor beschikbaar is. In drukke tijden is het stellen van prioriteiten dus nóg belangrijker dan op andere momenten.
  • Weet aan het begin van de dag wat je prioriteiten van die dag zijn. Zo geef je direct aandacht aan het maken van de juiste keuzes. Daarmee bepaal je wat voor jou op dat moment belangrijk is en waaraan jij je aandacht wilt geven. Geef daar vervolgens ook je volle aandacht aan!

 

  1. Je weet nu wat je wilt gaan doen en je hebt je taken keurig vastliggen op een takenlijst. Nu is het een kwestie van je taken met volle aandacht gaan doen.
  • Kies het juiste moment. Weet wat jouw gouden uur is, wanneer je een taak wilt gaan doen, die veel van je vergt. Iedereen heeft zijn eigen gouden uur. Weet op welk moment van de dag jouw brein piekt en jij het meest energiek bent. Plan op dat moment die moeilijke taak in, die veel concentratie vereist.
  • Kies de juiste locatie. Op welke plek heb jij de meeste rust, kun je je het makkelijkst concentreren en word je het minst afgeleid. De juiste plek kan per soort taak verschillen. Soms kun je prima werken op een rustige plek in een park, met je laptop op schoot, maar op andere momenten zoek je misschien juist anderen op, omdat je hun input nodig hebt.
  • Als je echt volledig geconcentreerd wilt werken, zorg er dan in ieder geval voor dat je niet kunt worden gestoord en afgeleid door andere mensen. Maak daar eventueel afspraken over, zodat ze ook niet spontaan bij je binnenlopen.
  • Wat je sowieso zelf in de hand hebt, is dat je niet kunt worden afgeleid door piepjes, bliepjes of visuele signalen van je apparaten, zoals je smartphone. Deze kun je namelijk gewoon uitzetten. Of beter nog: zorg ervoor dat je smartphone in een andere ruimte ligt, zodat je iedere verleiding uitsluit. En als je nu op een heel belangrijk telefoontje wacht of als je ervoor kiest om tóch altijd telefonisch bereikbaar te willen zijn? Voor deze situaties hoorde ik onlangs een goede hint. Ik sprak iemand die een duokaart gebruikte. Die extra kaart stopte hij in een ‘ouderwetse’ Nokia, waarmee je alleen maar kunt bellen. Zo ben je in voorkomende gevallen wèl telefonisch bereikbaar, maar je wordt niet afgeleid door de andere functies en verleidingen die je smartphone rijk is, omdat deze in een andere ruimte ligt.
  • Als je het moeilijk vind om je aandacht en je volle concentratie bij je taak te houden, dan kun je de Pomodorotechniek gebruiken. De Pomodorotechniek is even simpel als doeltreffend. Het enige dat je erbij nodig hebt, is een eierwekker. Omdat er eierwekkers zijn met het uiterlijk van een tomaat, wordt dit de Pomodorotechniek genoemd (Pomodoro is Italiaans voor tomaat). Als je het moeilijk vindt om je op een taak te concentreren, helpt het om een eierwekker te zetten op 25 minuten. Gedurende die 25 minuten ben je alleen maar geconcentreerd met die taak bezig. Zorg ervoor dat je in die 25 minuten door niets en niemand kunt worden gestoord of kunt worden afgeleid. Je hoeft ook niet steeds te kijken of die 25 minuten al om zijn, want je eierwekker waarschuwt je vanzelf. Je kunt je dus volledig op je taak concentreren. Sta na die 25 minuten op van je werkplek en ga 5 minuten iets anders doen (koffie halen of wat je ook maar wilt). Na die 5 minuten zet je de eierwekker opnieuw op 25 minuten en je gaat weer volledig geconcentreerd met je taak aan de slag. Na 3 of 4 van deze blokjes neem je een wat langere pauze van een kwartier tot een half uur. Dit houd je vol, net zolang tot je klaar bent met je taak. Heel simpel, maar het werkt absoluut!
  • Om je aandacht voor een langere tijd te kunnen vasthouden, zijn er wel maniertjes om je aandacht te manipuleren. Allereerst is het belangrijk om regelmatig een (korte) pauze in te lassen. Op dat moment laat je je aandacht even los, zodat je je daarna weer beter kunt concentreren. Wat ook werkt, is jezelf een (kleine) beloning in het vooruitzicht stellen als je de taak af hebt. Op die manier word je gemotiveerd om je beter te concentreren.

 

Een georganiseerde werkwijze zorgt voor overzicht en rust

Eén van de dingen die ik je tijdens mijn coaching als onderdeel van mijn methode aanreik, is om één vast moment in de week te hebben, waarop je je routinematige taken en klussen doet. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden en betalen van facturen en andere vaste, steeds terugkerende administratieve taken. De methode zorgt ervoor dat je over dergelijke zaken geen moment hoeft na te denken gedurende de week. Je volle aandacht is de rest van de week dus volledig op de taken gericht die je je hebt voorgenomen en die bijdragen aan het succes van jouw bedrijf of aan de zaken waarvoor jij verantwoordelijk bent. Je gedachten worden dus niet afgeleid doordat je aan die andere taken denkt. Die komen namelijk eens per week, op een vast moment, vanzelf op je checklist naar voren.

Zo heb je alle aandacht, focus en concentratie bij de voor jou belangrijke taken en word je niet steeds afgeleid door je eigen brein, dat meent dat het alles zelf moet onthouden. Door op deze manier met je aandacht om te gaan, voorkom je ook dat je met meerdere dingen tegelijk bezig wilt zijn (multitasken) of dat je wordt afgeleid.

De grondgedachte hierachter is eigenlijk al heel oud. Benedictus van Nursia (een monnik die leefde van 480 tot 547) hanteerde al een methode, die in de kern zegt: ‘Werk vanuit aandacht en doe vaste taken op vaste tijden’. Ik ga hier in een volgend blog zeker nog verder op in; voor nu wil ik alleen maar bevestigen dat het al eeuwen bekend is dat werken vanuit aandacht bijdraagt aan orde, overzicht en rust en dat het de kwaliteit en het plezier in je werk bevordert.

 

Aandacht voor jezelf

Wanneer je goed georganiseerd bent en overzicht hebt over je taken, kun je je tijd met aandacht vullen en efficiënt met je taken bezig zijn. Zo ga je van overleven naar prettig leven.

Gebrek aan organisatie kan je het gevoel geven dat je geen tijd hebt om dingen gedaan te krijgen. Het heeft een negatieve invloed op zowel je persoonlijke als je professionele leven. Door actief na te denken over hoe je je tijd gebruikt en tijdverspillers te elimineren, kun je het beste uit je dag halen en productiever werken.

Daarmee krijg je controle over je tijd en je leven en voorkom je dat je overwerkt raakt doordat je ondergeorganiseerd bent

En natuurlijk zijn er momenten waarop je eens even helemaal geen aandacht voor je bedrijf en voor je werk wilt hebben. Op die momenten zijn er andere bezigheden of gedachten. Dat zijn de momenten waarop je lichaam en je brein bijtanken, zodat je weer fit en energiek kunt worden.

Het is dus helemaal niet erg om af en toe eens helemaal ‘uit te staan’. Je hoeft je dus echt niet altijd schuldig te voelen als je eens het gevoel hebt dat je aan het ‘lummelen’ bent. Of, zoals psychiater Bram Bakker het eens uitdrukte: ‘We moeten oudhollandse woorden als pierewaaien, labbekakken, lanterfanten en baliekluiven dringend gaan herwaarderen’.

Dat zijn de momenten waarop ons brein eens helemaal tot rust komt. Doe dat vooral ook met aandacht! 😉

 

Heb jij ook behoefte aan een methode die je helpt om je aandacht en je concentratie succesvol op de juiste taken te richten, zodat je méér doet in minder tijd?

Bel of mail me dan! Dan ruim ik graag tijd voor je in om mijn volle aandacht aan jou te geven.

 

Met een hartelijke groet,

 

Welgeorganiseerd 

Karel Bijsterbosch