In 3 stappen naar een geordende en inspirerende werkplek

In 3 stappen naar een geordende en inspirerende werkplek

Zeg eens eerlijk: ‘Begeef jij je met plezier naar je werkplek? Zijn je werkruimte en je bureau plekken waar je graag vertoeft of zie je er bijna tegenop om er heen te gaan?’ Begrijp me goed, ik heb het niet over geen zin hebben in werken, maar het gaat echt over de plek zélf. De plek waar je je administratie doet, waar je telefoongesprekken voert en waar je offertes maakt. Maar ook de plek waar je creatieve ideeën wilt krijgen en die jou inspireert om mooie dingen te maken of te bedenken. De plek waar vanuit jij je bedrijf runt.

Hoe ziet jouw werkplek eruit?

Is jouw plek geordend en inspireert hij jou of zou je het een ongeordende of misschien zelfs een deprimerende plek noemen, waar je liefst met een grote boog omheen gaat?

Ontdek hoe je productiever wordt en met meer plezier werkt.

Een functionele werkplek, die uitnodigt om er te gaan werken, is enorm belangrijk voor een ondernemer. Die werkplek is de uitvalsbasis van waaruit jij onderneemt. Voor de ene ondernemer is zijn werkplek een kantoor waar hij dagelijks veel uren doorbrengt. Voor de ander is het een plek in huis waar hij alleen zijn administratie doet. Voor weer een ander is het de plek waar hij met zijn handen werkt. Wat is het voor jou?

Een geordende werkplek betekent het verschil tussen efficiënt werken en chaotisch werken. Het maakt het verschil tussen tijd besparen en tijd verliezen met zoeken naar spullen en papieren. Het veroorzaakt het verschil tussen een prettige werkomgeving of een omgeving die je deprimeert. In het uiterste geval: het verschil tussen rust en stress.

Wees eens eerlijk: ‘Voel jij je prettig in je werkruimte? Is jouw werkplek op orde of word je er onrustig? Heb je het gevoel dat je niet productief genoeg bent en dat je in de problemen komt doordat je geen structuur en overzicht in je werk en in je werkruimte hebt?’

Als jij je niet happy voelt in je werkruimte, doe dan je voordeel met de onderstaande tips.

In 3 stappen naar een geordende en inspirerende werkplek

Veel ondernemers zijn al productiever geworden en werken met veel meer rust en plezier, doordat ze hun werkplek op orde hebben gebracht. Ik geef je een paar algemene tips die je op weg kunnen helpen naar een geordende en inspirerende werkplek, zodat je productiever wordt en met plezier aan het werk bent.

Stap 1

De inrichting van je werkruimte.

  • Plezierig werken doe je in een goed verlichte ruimte. Het juiste licht zorgt voor de juiste sfeer waarin je het beste kunt werken. Slecht licht zorgt juist voor een sfeer die je stemming negatief beïnvloedt. Geef daarom veel aandacht aan de soort verlichting die je gebruikt en aan de positie van het licht ten opzichte van je bureaublad en je beeldscherm (goed licht geeft ook goed zicht).
  • Niet alleen licht, maar ook kleuren geven de juiste sfeer aan de ruimte. Een overwegend uit donkere kleuren opgebouwde ruimte zorgt voor een naargeestige stemming. Zelfs je verlichting helpt daarbij niet, omdat het licht niet wordt weerkaatst tegen een donkere achtergrond. Zorg daarom in ieder geval voor licht gekleurde wanden en een licht bureaublad.
  • Zorg ervoor dat alles wat niet in je werkruimte thuishoort uit die ruimte verdwijnt. Het is belangrijk dat je werkruimte een werkplek is en geen opslagruimte waar je onrustig van wordt en waar je wordt afgeleid door allerlei spullen die er niet thuishoren.
  • Zorg ervoor dat je niet wordt omringd door spullen waar je je niet prettig bij voelt. Dat klinkt misschien raar, maar uit een soort gewoonte laten we vaak spullen maar staan of hangen, terwijl ze ons geen goed gevoel geven. Wees kritisch en doortastend en neem afscheid van dergelijk spullen!
  • Het kan zo gezellig lijken om je werkruimte helemaal vol te stoppen met leuke items en je wanden vol te hangen met foto’s en schilderijen, maar wees je ervan bewust dat deze items slechts opvulling zijn en geen functie hebben. Onbewust leiden ze enorm af en zorgen voor onrust. Dat geldt natuurlijk niet voor een schilderij aan de wand dat jou inspireert of een foto op je bureau waar je blij van wordt. Dat is juist aan te bevelen: je moet je goed voelen in je werkruimte!
  • Wat doet muziek voor jou? Ik schaar ‘muziek’ even onder de noemer ‘de inrichting van de werkplek’. Voor mij is muziek namelijk heel belangrijk. Daarom hoort muziek voor mij bij de inrichting van mijn werkplek. Muziek kan heel veel energie geven en is ook stemmingbepalend. Aan de andere kant kan muziek ook rust en concentratie brengen. Met een abonnement op Spotify heb je alle stijlen en genres direct voorhanden. Ik laat mijn muziekkeuze afhangen van de aard van het werk waar ik op enig moment mee bezig ben en van de mate van concentratie die op dat moment vereist is. Ik weet niet hoe het voor jou is, maar ik gebruik nooit een radio, waarbij ook gesproken wordt. Zodra iemand begint te praten, ben ik afgeleid. In voorkomende gevallen is stilte natuurlijk ook een optie. Daar kan ik ook enorm van genieten. Geluid kan dus veel betekenen voor een prettige werkplek en voor de juiste werksfeer.

Stap 2

Je bureau of werktafel.

  • Als het kan, plaats je bureau dan zodanig dat je met je gezicht in de richting van de vrije ruimte zit en niet tegen een muur aankijkt.
  • Als je geconcentreerd aan het werk bent, let je vaak niet op je houding. Daardoor kan het gebeuren dat je te lang in een verkeerde, verkrampte houding zit en daar klachten aan overhoudt. Je houding aan je bureau en de positie van je beeldscherm zijn belangrijke aandachtspunten.
  • Om klachten te voorkomen, zorg je voor de juiste plaats van je beeldscherm.
    • Het beeldscherm moet recht tegenover je gezicht staan (je moet dus niet schuin naar links of rechts moeten kijken om je beeldscherm te kunnen zien).
    • De eerste tekstregel op je scherm moet op ooghoogte staan.
    • De afstand tussen de ogen en het beeldscherm moet minimaal 50 cm. zijn.
    • Zorg ervoor dat je geen last hebt van weerkaatsingen van lampen of buitenlicht op je scherm.
  • Zorg voor een goede fysieke houding aan je werkplek.
    • De juiste plek van het beeldscherm (zie hierboven) draagt ook bij aan een goede houding achter je bureau.
    • De plaats van het toetsenbord moet zodanig zijn dat je onderarmen, samen met je polsen en je handen, in een horizontale lijn op je bureau liggen. Je ellebogen vormen dan een hoek van 90°.
    • Een goede bureaustoel, die je in de juiste stand kunt zetten, is erg belangrijk. Zet je stoel op de juiste hoogte. Je knieën moeten in een hoek van 90° staan.
    • Je houding op je bureaustoel moet ‘geaard’ zijn. D.w.z. dat je voeten plat op de grond moeten staan (eventueel op een verhoging of voetenbankje).
    • Ga zo ver mogelijk achterin je stoel zitten en zorg ervoor dat je rug onderin goed wordt gesteund door de rugleuning van de stoel.
    • Strek je rug en zorg ervoor dat je hoofd recht blijft en dat je oren boven je schouders blijven. Reik dus niet overdreven met je hoofd richting je beeldscherm. Als je merkt dat je dat onwillekeurig tóch steeds doet, overweeg dan een ogentest of doe iets aan de positie van je scherm.
    • Zet geen tassen, prullenbakken enz. zodanig onder je bureau dat je er last van hebt en ze een ideale werkhouding belemmeren.

Stap 3

Een opgeruimde werkplek.

  • Zorg voor een goed geordend archief. Iedereen heeft papieren die hij moet- of wil bewaren. Een goed systeem zorgt ervoor dat je papieren niet ongeordend gaan rondslingeren en je afleiden van je werk.
    • Met een doeltreffend archiefsysteem zorg je er ten eerste voor dat je geen papieren bewaart die weggegooid kunnen worden.
    • Verder breng je hiermee orde en overzicht aan in je papieren en kun je ze eenvoudig terugvinden.
    • En, heel belangrijk, je papieren liggen niet her en der door je werkruimte en op je bureau verspreid. Ook dat geeft rust!
  • Zorg voor een opgeruimd en overzichtelijk bureau. Op het bureau ligt alleen datgene waar je op dat moment mee bezig bent. Al het andere leidt alleen maar af en zorgt voor wanorde in je hoofd, waardoor je niet geconcentreerd bent. Onderzoek wijst uit dat je tot 12% productiever bent als je aan een opgeruimd bureau werkt!
  • ‘Alles heeft een eigen plek en gaat, na gebruik, weer terug naar die eigen plek.’ Deze zin noem ik vaak les 1 in organizingland. Maak er een gewoonte van om na iedere werkdag even een opruimrondje te maken. Dat kost je nog geen 5 minuten, maar het zorgt ervoor dat alles weer terugkomt op de eigen plek en dat je dus nooit tijd kwijt bent met zoeken naar spullen. Zorg daarbij voor een logische plek en laat de prioriteit de plek bepalen. En het is gewoon heel fijn en uitnodigend om de volgende dag weer aan een schoon, opgeruimd bureau te gaan werken.
  • Om kwijtraken en zoeken te voorkomen, kun je spullen die een verband met elkaar hebben, het beste bij elkaar opbergen. Leg bijvoorbeeld bureauaccessoires bij elkaar op een vaste plek.
  • Richt je werkruimte efficiënt in. Dat betekent o.a. dat je ervoor zorgt dat je makkelijk bij de spullen en de papieren kunt die je veel gebruikt. Spullen en papieren die je minder vaak gebruikt, kun je ergens anders bewaren. Ook hier geldt weer dat de prioriteit de plek bepaalt.
  • Het is zo verleidelijk om allerlei kleine items maar in de lades van je bureau te gooien. Als je lade is gesloten, lijkt het er immers op dat alles netjes is opgeruimd. Wees echter kritisch: voordat je het weet, heb je een overvloed aan spullen die je nooit gebruikt en die alleen maar voor troep zorgen. Beter is het om een vakverdeling in je bureaulade aan te brengen en daarin de spullen die je wél gebruikt, soort bij soort, op te bergen. Gooi spullen die je niet gebruikt weg!
  • Ga voor een Clean Desk!
  • Herinner je je de kleuterklas nog? Die klas had verschillende hoeken, ieder met een eigen functie of thema. Je had de poppenhoek, de keukenhoek, de zandbakhoek enz. Kijk op die manier eens naar je werkruimte en deel je ruimte in thema’s in. Zorg er vervolgens voor dat spullen in de juiste hoek van je ruimte worden opgeborgen. Dus daar waar je ze gebruikt. Alles ligt dan onder handbereik en je hoeft niet te zoeken.

Tot slot een paar losse tips die voor meer plezier in je werkruimte zorgen en waarmee je klachten voorkomt:

  • Neem regelmatig even een (korte) pauze. Sta dan ook echt even op en loop weg van je werkplek. Dus niet uren achtereen achter je bureau en je beeldscherm blijven zitten. Op die manier geef je je ogen even rust en kun je je spieren even strekken. Ook voor je brein is het zeer plezierig om regelmatig even rust te nemen. Daardoor stijgen je energie en je productiviteit.
  • Zorg voor voldoende frisse lucht in de werkruimte.
  • Werk zoveel mogelijk met sneltoetsen om daarmee het muisgebruik te verminderen. Dat heeft veel voordelen. Allereerst voorkom je hiermee fysieke klachten en ten tweede werk je veel sneller als je het gebruik van sneltoetsen onder de knie hebt.
  • Een opgeruimde ruimte en een opgeruimd bureau zijn ook veel makkelijker en sneller schoon te houden.
  • Realiseer je ook wat een schone en frisse werkruimte voor je humeur en je productiviteit doen.

Wil je een stap verder gaan?

Met deze tips wil ik je op weg helpen naar een situatie waarin jij:

  • Effectief en efficiënt kunt werken.
  • Productiever wordt.
  • Tijd bespaart.
  • Met meer plezier werkt.
  • Rust in je hoofd hebt.

Ik realiseer mij dat geen enkele werkplek hetzelfde is en natuurlijk is de ene ondernemer de andere niet. Het zijn daarom dus algemene tips die ik heb genoemd.

Een geordende en inspirerende werkplek is de basis voor effectief en efficiënt werken. De volgende stap is het structureren van je werkwijze.

Wanneer jij jouw specifieke situatie structureel op orde wilt brengen, dan help ik je daar natuurlijk graag bij in een persoonlijke begeleiding. We gaan dan ook een stap verder, waarbij we ervoor zorgen dat jij de voor jou meest ideale werkwijze bereikt. Dan geef ik je ook een methode waarmee je jouw administratie op orde krijgt en waarmee je je activiteiten en taken leert plannen. Ik leer je effectief en efficiënt met je tijd omgaan. Het resultaat is dat je veel productiever wordt en overzicht en rust krijgt.

Klik hier om te zien welke ondernemers al efficiënter werken.

Wil jij ook je basisvoorwaarden om effectief en efficiënt te kunnen ondernemen op orde hebben?

Klik dan hier om contact met mij op te nemen. Ik zie uit naar je bericht!

 

Welgeorganiseerd,

Karel Bijsterbosch