8 tips om je niet te laten afleiden en storen

8 tips om je niet te laten afleiden en storen

Mag ik even je aandacht trekken?
Ongetwijfeld ben ik vandaag niet de enige die deze vraag aan je stelt. Maar ik stel hem wel heel opzichtig en direct, zodat je onmiddellijk weet dat ik je even ga storen en ga afleiden van hetgeen waar je nu, op dit moment, mee bezig bent.

De meeste storingen en afleidingen komen echter ongevraagd en verhuld bij je binnen. Denk aan een reclame-uiting waar je oog (of je oor) op valt of een aanbieding, een voorstel of gewoon een vraag.

We leven in een aandachtseconomie. Onze economie drijft op het krijgen van je aandacht, zodat er een voordeel mee behaald kan worden. Als iemand je aandacht heeft, dan kan hij die omzetten in iets waardevols, zoals een verkoop. Dat is niet mogelijk als je niet eerst iemands aandacht weet te veroveren.

Dus marketeers, adverteerders en productontwikkelaars zullen alles doen wat in hun macht ligt om je af te leiden van wat je doet. En dat met slechts één doel: je aandacht krijgen!

Tel daar de afleidingen en storingen bij op die mensen uit je omgeving veroorzaken (collega’s, huisgenoten enz.) en de afleidingen van onze eigen computer, smartphone en iPad, om je te realiseren dat je de hele dag blootstaat aan onderbrekingen van je werkzaamheden. Daardoor verlies je je concentratie en onderbreek je de taken waarmee je bezig bent. Het gevolg is dat je je aan het einde van een dag wel eens afvraagt: ‘Wat heb ik vandaag nu eigenlijk helemaal gedaan?’ Is dit voor jou ook herkenbaar? 

Afleidingen en storingen

Het zal je dus niet verbazen dat we doorlopend blootstaan aan afleidingen en storingen. Ook jij maakt het ongetwijfeld dagelijks mee. Deze onderbrekingen halen je steeds uit je concentratie.

Ik zie storingen als van buiten op je afkomend: je wordt door iets of iemand anders gestoord. Een collega of huisgenoot loopt bijvoorbeeld bij je binnen en haalt je uit je concentratie (al is het maar om te vragen of je koffie wilt).

Afleidingen worden ook door jezelf veroorzaakt. Ofwel doordat je doorlopend je e-mail checkt of steeds kijkt wat je vrienden op Facebook plaatsen enz., ofwel omdat je verzuimt om de piepjes, bliepjes enz. van je computer, telefoon en iPad uit te zetten, op momenten dat je eigenlijk geconcentreerd met een taak bezig wilt zijn.

Uit onderzoek blijkt steeds dat het enorm veel tijd en energie kost wanneer je uit je concentratie wordt gehaald en je je daarna weer wilt concentreren op je taak. Dit heeft alles te maken met het feit dat je brein geen 2 (of méér) dingen tegelijk kan. Hierover schreef ik al eens in mijn blog over multitasken.

8 tips om je niet te laten afleiden en storen

Er zijn legio voorbeelden te bedenken waardoor je wordt gestoord of afgeleid. Ik geef je graag een aantal tips, die je kunnen helpen om ermee om te gaan. Nóg beter is het om afleidingen en storingen te voorkomen. Dus allereerst: als je serieus en geconcentreerd met een taak bezig wilt zijn, zorg er dan voor dat je grip hebt op mogelijke stoorzenders en aandachttrekkers.

Tip 1. Zorg ervoor dat je niet kunt worden afgeleid door allerlei piepjes, bliepjes, trilfuncties of visuele signalen van je computer, smartphone en iPad, die je op nieuwe berichten attent maken. Om iedere verleiding te voorkomen, is het aan te bevelen om je smartphone uit het zicht te leggen. Dat zal even lastig zijn voor mensen die lijden aan Fomo (Fear of Missing Out, de angst om iets te missen op social media), maar je zult merken dat je ook goed kunt leven met Jomo (Joy of Missing Out). Vooral als je ervaart dat je productiviteit omhoog schiet.

Tip 2. Maak duidelijke afspraken met collega’s, huisgenoten enz. over tijdstippen waarop je niet gestoord wilt worden, omdat je geconcentreerd en ongestoord wilt werken. Beargumenteer waarom je niet aanspreekbaar bent en er zal alle begrip zijn.

Tip 3. Check je mail alleen op gezette tijden! Het geeft je enorm veel rust en het levert je heel veel tijd op, wanneer je je mail niet doorlopend, maar slechts een paar keer per dag checkt.

Wanneer je steeds met een half oog naar je mailbox kijkt, terwijl je met iets anders bezig bent, laat je je continu afleiden. Het lijkt misschien heel klantvriendelijk en efficiënt om steeds direct te reageren zodra er een mail binnenkomt, maar je laat je daarmee doorlopend afleiden.

Dit is een afleiding die je volledig zelf in de hand hebt. Bepaal voor jezelf 2, als je wilt 3, momenten op een dag waarop je je mail checkt. Je zult merken dat dit rust geeft en dat je veel productiever bent zonder deze afleiding.

Tip 4. Bedenk wat de beste locatie is voor de ta(a)k(en) die je op een bepaald moment wilt afwerken. Vraag je daarbij af waar je dan het minst wordt afgeleid en je dus ongestoord kunt werken.

Tip 5. Je eigen gedachten kunnen je tijdens een taak ook flink in de weg zitten. Je wordt dan niet afgeleid door externe factoren, maar je gedachten dwalen regelmatig af. Daardoor moet je je steeds opnieuw concentreren. Je moet als het ware steeds stapjes terug doen om vervolgens weer stappen voortuit te kunnen zetten. Dat kost tijd en energie en gaat dus ten koste van je productiviteit.

Om hiermee om te kunnen gaan, is het goed om te weten op welk(e) moment(en) van de dag jouw brein piekt (‘je gouden uur’). Dat is van persoon tot persoon verschillend. De één is vroeg in de ochtend het meest scherp en een ander juist in de loop van de middag. Op zich doet het tijdstip er niet toe, het gaat erom dat je weet op welk moment van de dag jíj het meest scherp en energiek bent. Als je dat weet, plan dan lastige taken, die een scherpe concentratie vergen, op dát moment in. De kans dat je wordt afgeleid is dan vele malen kleiner.

Tip 6. Wanneer je merkt dat je erg onrustig bent en wordt afgeleid doordat je hoofd vol zit met allerlei gedachten, taken en ‘dingetjes’, doe dan eerst een mindsweep. Als je dat niet doet, zul je steeds door je eigen gedachten worden afgeleid. Je kunt je dan niet concentreren op het werk dat je je hebt voorgenomen.

In het kort werkt een mindsweep als volgt: Schrijf puntsgewijs alles wat er je in hoofd ronddoolt op een vel papier. Boodschappen, taken, plannen, ideetjes, een verjaardag of jubileum waar je aandacht aan wilt geven, de tandarts die je wilt bellen om een afspraak te maken; alles wat je te binnen schiet, schrijf je in hooguit een paar woorden op. Het hoeft niet netjes of in de juiste volgorde te zijn; zolang het maar uit je hoofd is en vastligt op je papier. Zo krijgt je brein rust, omdat het weet dat het niet langer iets hoeft te onthouden; dat doet het papier nu voor je. Vervolgens ga je fris en geconcentreerd aan de slag, zonder dat deze gedachten je steeds afleiden.

Tip 7. Doe ’s ochtends als eerste je belangrijkste taak! Je bent dan bezig met een taak die jouw prioriteit heeft en die bijdraagt aan jouw primaire doel(en).

Het is enorm verleidelijk om ’s ochtends eerst je e-mail maar eens te checken, voordat je aan je primaire taken begint. Maar als je dat doet, dan laat je je direct al verleiden (lees: afleiden) om allerlei op dat moment niet ter zake doende nieuwsbrieven te gaan lezen, mails te gaan beantwoorden enz.

Deze afleiding zorgt ervoor dat er al een groot deel van je beschikbare tijd is verstreken, voordat jij aan je belangrijke taken kunt beginnen.

De kans is zelfs groot dat je je zó laat meeslepen door de inhoud van een mail dat je helemaal niet meer toekomt aan de ta(a)k(en) die je had gepland.

En heb jij je er ook weleens op betrapt dat je zomaar, lukraak aan het surfen was op internet, terwijl dat helemaal niet je bedoeling was? Vaak is een link in een mail de aanleiding en van het één komt dan het ander.

Tip 8. Leer delegeren! Realiseer je dat er veel taken zijn die je niet zélf moet (willen) doen. Er zijn veel taken die je afleiden van je hoofdtaken, dus van de taken die bijdragen aan je doelen of de taken waar jíj verantwoordelijk voor bent. Als je eigenaar bent van een bedrijf met werknemers, dan kun je dergelijke taken al gauw delegeren aan één van je medewerkers. Sterker nog: je hebt medewerkers in dienst, zodát ze taken van jou kunnen overnemen.

Nu hoor ik je zeggen: ‘Maar ik ben ZZP’er, ik heb helemaal geen personeel aan wie ik taken kan delegeren’. In dat geval geef ik je ter overweging mee om voor bepaalde (terugkerende) taken een externe deskundige in te schakelen. Jij wordt dan niet langer door die taken afgeleid en je kunt je focussen op díe activiteiten die bijdragen aan het succes van je bedrijf. Ik zeg niet dat het niet om belangrijke taken kan gaan, maar er zijn ongetwijfeld taken bij waar jij niet sterk in bent of waar jij gewoon geen affiniteit mee hebt, maar die wèl moeten gebeuren. Het overwegen waard.

Manage je aandacht, ook door slim om te gaan met afleidingen en storingen

Het scheelt enorm veel tijd als je zonder onderbrekingen kunt doorwerken. Daar komt bij dat je brein, na een onderbreking, aanzienlijke tijd nodig heeft om zich weer op een taak te focussen. Los van de tijd die het kost, verspeelt je brein er ook veel energie mee.

Time managen is het managen van je aandacht.

Ik hoop dat je het fijn vond dat ik even je aandacht heb getrokken.

 

Vraag jij je aan het einde van een dag ook wel eens af: ‘Wat heb ik vandaag nu eigenlijk helemaal gedaan?’ Is dit voor jou ook herkenbaar?

Ik zou graag van je horen wat voor jou goed werkt als het gaat om je te wapenen tegen afleidingen en storingen.

 

In mijn GRATIS E-Book (‘De 10 beste tips om structuur in je werkwijze aan te brengen om daarmee je productiviteit te vergroten’) kun je veel meer tips lezen die bijdragen aan efficiënt werken en het verhogen van je productiviteit.

 

Download het boek hier